财务处

福建船政交通职业学院国(境)内会议费管理暂行办法

发布时间:2021-01-28浏览次数:1177

闽交院财〔2021〕1号


 

第一章  

第一条  根据《福建省省直机关会议费管理办法》(闽财行〔2017〕17号)、《福建省人民政府关于促进高校科技创新能力提升的若干意见》(闽政2016〕37号)等相关文件精神,结合学校会议费管理实际,制订本办法。

第二条  本办法适用于学校举办(含主办、承办、协办)的各类会议、论坛,包括国(境)内业务会议、国(境)内管理会议。

国(境)内业务会议:是指学校、职能部门和二级学院(单位)开展教学、科研、推广等活动举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、验收会、论证会、答辩会(不包括学生论文答辩会)、业务交流会以及其他会议。

国(境)内管理会议:是指学校、职能部门和二级学院(单位)开展的除国内业务会议之外的国内会议。

日常工作布置等校内工作,不属于本办法会议范畴。

第三条  举办会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,规范会议费管理,严格控制会议数量和规模,严格会议费预算管理,会议费预算应当细化到具体会议项目,执行中不得突破。

第四条  会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费预决算和收支及原始凭证的真实性、合法性、合规性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,据实报销会议费。

各单位对本单位举办的会议承担审批和监管责任,应加强政策宣传,督促会议举办者按规定如实报销会议费。

财务处负责会议费预决算的审核、审批,会议费的会计核算和财务管理,制定和完善学校会议费管理办法。

第二章会议审批和管理

第五条  学校建立会议审批制度,各单位主办、承办或协办会议实行分类管理、分级审批。

举办会议应预先编制会议预算,填写《会议费预算单》,说明会议名称、类别、时间、会期、地点、对象、人数、主要内容、费用预算及经费来源等,并按照以下程序,进行会前审批:

(一)国(境)内管理会议:举办全国性的国内管理会议,预决算金额在30万元及以下的由业务分管院领导审批;预决算金额在30万元以上的,由业务分管院领导审签后,院长审批。举办省内代表参加的国内管理会议,预决算金额在5万元及以下的由二级学院及部门负责人审批,预决算金额在5万元以上的由业务分管院领导审批。  

(二)举办国内业务会议,预决算金额在5万元及以下的由二级学院及部门负责人审批,预决算金额在5万元以上的由业务分管院领导审批。

(三)因开展工作需要,学校举办(含主办、承办、协办)无纳入年度项目预算安排的会议,主办部门(单位)提出书面申请,经业务分管领导签署意见后报学校主要领导审批。

第六条  申请学校财政性资金资助的会议必须有年度预算安排。

承办、协办党政类会议费用由会议召开单位承担,不得再另收取会务费。

对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,适当向参会人员收取会务费。收取的会务费,应遵循“收支两条线”的原则,不得“坐支收支”。会议应优先使用收取的会务费,会议费报销结清后如有结余,一律收回。

第七条  上级部门或相关单位组织召开的会议,文件、会议通知或相关合同(协议)规定由我院承办或协办会议并承担部分会议费的,主办部门(单位)根据要求提出会议费预算,按照本管理办法的相关规定办理。

第八条  使用实行会议费预算控制的专项经费召开会议,应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费,遵循相关制度的规定。

第九条  要积极改进会议形式,灵活运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。能通过电话、部门协调、发文等形式解决的问题,原则上不召开会议。

第十条  各单位举办的业务会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照业务活动实际情况确定,工作人员控制在会议代表的10%以内,会议报到和离开时间合计不得超过2天。国内管理会议参会人员不得超过50人,其中,工作人员控制在会议代表人数的6%以内。会议会期不得超过1天,且会议报到和离开时间合计不得超过1天。

第十一条  无外地代表的会议, 且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议,原则上在学校内部会议室召开。未经批准的校外单位和个人不得使用校内场所举行各类会议。

第十二条  会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须驻会外,不安排住宿。

第十三条 参会人员以在榕单位为主(超过50%)的会议不得到校园所在地之外召开(校园所在地包括合作办学所在地);不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十四条  确因工作需要委托会务公司承办会议的,应择优选择承办单位并签订合同。会议费超过我校招投标限额需要招标的委托业务,按规定程序进行招投标,确定承办单位。报销时须附与会务公司签订的委托合同、酒店住宿费、餐费、交通费以及明细单据等原件,无法提供原件的应提供加盖财务专用章的复印件。

第三章 会议费开支范围和报销标准

第十五条  会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费及其他杂费等。交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十六条  会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。对于未发生的事项,报销限额应按明细标准进行相应扣减。


会议费综合定额标准(元/人天)如下:

               单位:元/人天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

国(境)内业务会议

380

130

90

600

国(境)内管理会议

270

130

50

450

综合定额标准是会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准以内结算报销。


第十七条  下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的差旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费中报销;

(二)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可按相关规定标准向邀请参会专家发放咨询费、评审费、论证费、讲课费等。

对确因需要邀请外国专家,发生的翻译人员费(含现场口译、资料笔译)、同声传译(口译、笔译)等费用,根据会议组织单位的实际需要,可单独列支,根据财政部关于印发《在华举办国际会议经费管理办法》的通知,按照学院相关规定据实进行结算支付。

(三)国内学术会议论文出版费等其他支出按照实际据实列支。

第十八条  会议劳务费的开支要规范管理,在学校有工资收入的会议工作人员不得从会议费中开支劳务费。劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。

第十九条  国(境)内业务会议邀请个别外国专家参加,参会外国专家食宿标准可参照在华举办国际会议标准执行。

第二十条  主办、承办或协办单位在会议结束后应当及时办理报销手续,原则上一次性报销完毕。会议费报销时应当提供:

(一)《福建船政交通职业学院会议费预算单》(附件1)

(二)《福建船政交通职业学院会议费决算单》(附件2)

(三)会议通知及会议日程安排(盖举办单位公章)

(四)实际参会人员签到表(包含姓名、单位、职务,由经办人签字,加盖举办单位公章)

(五)会议服务单位提供的发票、费用结算原始明细单据等。若有委托办会的还需提供委托合同(或协议)。

(六)《福建船政交通职业学院会议费公示单》(附件3)

第二十一条会议费支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

第四章监督管理

第二十二条  各单位对其所举办、承办或协办的会议承担监管责任,会议所使用经费的项目负责人承担直接责任。相关责任人应切实加强会议费的管理,严禁列支与会议无关的费用。

第二十三条  各单位在管理会议结束后,除涉密会议外,应当填写《福建船政交通职业学院会议公示单》,将会议的名称、主要内容、人数、经费开支等在各单位内部公示,公示期5个工作日。

严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房; 会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐或工作餐,严禁提供高档菜肴,不得安排宴请,不得提供烟酒。国(境)内管理会议会场不制作背景板,不提供水果和茶歇。

不得使用会议费购置电脑、复印费、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十四条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法行为的。

对发现问题的单位,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,追回资金,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

第五章附则

第二十五条  会议费综合定额标准根据物价等因素另文进行动态调整。

第二十六条  本办法由财务处、党政办公室负责解释。

第二十七条  本办法自2020年12月1日起施行。

 

附件:附件1:福建船政交通职业学院会议费预算单.docx

      附件2:福建船政交通职业学院会议费决算单.docx

      附件3:福建船政交通职业学院会议公示单.docx