为规范土木工程学院行政公章（以下简称“公章”）的使用行为（以下简称“用印”），加强管理，特制订本规定。

    1、公章指定专人保管。公章由土木工程学院（下以下简称“学院”）办公室主任保管，不得随意放置。非经土木工程学院院长（下以下简称“院长”）批准，不得擅自委托他人代管。

       2、公章仅限在办公室内使用，不得将印章私自携带到其他地方使用。确因工作需要，必须携带外出的，须经院长批准并采取防范措施，确保公章安全，并应在用印记录中注明。

3、用印登记制度。学院制定“土木工程学院行政公章使用登记簿”，所有用印均须登记后方可用印。用印登记记录应长期保存，以备查阅。用印登记的主要信息包括：用印日期、用印文件（或各类资料，以下统称“文件”）的名称或事项摘要（涉及个人的事务须载明主要当事者姓名）、每一种文件的份数、经办人（公事）或申请人（个人事务）。上述信息不全的文件，不得用印。

4、严禁在空白介绍信、空白纸等无具体内容的凭证或纸张上加盖印章。

5、用印审批：原则上由院长审批。但符合以下第6～8条规定的，可根据所涉事务的性质，由学院相关领导审批。

6、凡用印文件的性质属于教学常规事务，且该文件的最终去向仅限于校内时，经院长授权，可由分管教学副院长批准用印。

7、凡用印文件的性质属于学生工作的常规事务，且该文件的最终去向仅限于校内时，经院长同意，可由学院书记或副书记批准用印。

8、涉及经费开支、经费预算、经济合同的任何文件，涉及人员（师生）奖惩、评价、鉴定、遴选的任何文件，虽未涉及经费开支、经费预算、经济合同及人员奖惩、评价、鉴定、遴选但最终去向是校外其他单位的文件，均由院长批准用印。此类文件如为急件，且院长外出时，学院相关分管领导在对该文件进行严格审核、把关的基础上，在向院长报告（通报）拟用印文件的主要内容和关键信息，并经院长同意后可批准用印；但公章保管人在此类用印之前，应与院长取得联系以确认文件的关键信息。

9、学生的各种申请、成绩单、介绍信、个人证明、证卡等用印，必须由带班辅导员审核签字，登记学生的班级、姓名及相关信息后用印。关于学生事务的用印，经办人只能是带班辅导员或班主任（或能够证明用印材料信息真实性的其他相关教师）而不是学生。

10、需批量集中处理的学生工作事务材料的用印，必须由辅导员登记信息，由书记或副书记批准后用印。原则上此类用印，仍须由公章保管人亲自用印，确有需要时，可由辅导员负责用印，但只能在公章保管人的办公室内用印。

11、在为教职工开具个人证明时，如所证明的信息是显而易见的客观信息（指无须经学院或学院领导批准即可成立的“信息”），公章保管人可以在其登记后直接用印，但在登记时应载明所证明信息的主要内容。此类用印，批准人登记为公章保管人本人。

12、凡根据第8条的规定，经学院副院长、学院书记或由学院书记指定副书记批准用印的，应在登记簿上注明。

13、凡拟用印的文件上，已经院长批准并在文件上签署的，公章保管人可以在登记后直接用印，但应在登记簿上注明“该文件已经院长签署”。

14、公章保管人应妥善保管公章并严格按本规定使用公章，用印前应认真核对文件的主要信息、用印登记的信息，确保二者一致；用印时必须亲自盖印，不得将公章交由他人自行盖印。公章保管人如违规用印，学院将追究其责任。

土木工程学院

2020.08.21