闽交院办〔2012〕57号
为使学院党政部门的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，依据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB-T 9704－2012）、《福建省人民政府公文格式细则》（闽政办〔2012〕131号）和《福建省交通运输厅公文处理办法》有关规定，结合学院实际情况，制定本办法。
一、收文
1、凡收到的公文，由学院机要科统一签收、登记、办理，呈送主管领导批阅后，按照职责分工送有关部门办理。属于秘密级以上的公文，按照保密有关规定办理。
2、各部门对来往文件要有专人负责，进行签收、登记、编号并妥善保管。
二、办文
1、由学院办公室送交各处室办理的公文，各处室收到后应及时办理，紧急文件要随到随办，学院办公室要及时检查、督促和催办，切实做到防止漏办和延误。办理完毕，学院办公室应填写完成情况和日期。
2、涉及两个部门以上的公文，主办部门要主动与有关部门联系，密切配合，及时办理。各处室提出的处理意见，均应有处室负责人审阅签名。
3、加快办文速度，承办文件时，应尽量先商量，取得一致意见后再办，以缩短会稿时间。各处室之间会稿，由各处室自行办理。
三、发文
（一）行文规则
1、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
2、行文关系应根据各自的职权范围和隶属关系确定，一般不得越级行文。
3、向上级机关的请示、报告；单位间工作联系；贯彻上级机关的重要文件；全院工作计划、总结、任免干部；颁发、修改、废止学院规章制度；奖惩决定；重大问题的通报等，均以学院名义正式行文。
3、向上级行文，一般是向上级组织行文，不用领导个人名义行文。
4、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
5、“报告”不得夹带请示事项。
（二）公文处理
1、学院公文，根据其内容，由主管部门拟稿并经处室负责人核稿后，行政类、党群类公文分别由学院办公室、党委工作部根据以下原则审核。
（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策、上级部门及学院有关规定；所提措施和办法是否切实可行。
（3）涉及其他部门的问题，是否协商一致。
（4）是否跟以往的文件一致，有否重复发文。
（5）文种是否正确，格式是否规范。
（6）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
2、各处室起草的公文，若需要处室会签，由拟文处室负责办理。
3、学院发文（文件、函、便函、情况简报），均须通过电子OA办公网络行文，由拟稿人按照公文规范行文，包括标题、文种、主抄送单位、附件。
4、各处室草拟文稿时，要情况确实，观点明确，文句精练，条理清楚，行文准确，篇幅简短，正确使用标点符号，提高文件的质量。各处室负责人对学院的文稿要严格把关。
5、凡已向全院部署的工作一般不另行文，会议文件一般不重发，可发可不发的文件，不发。
6、经审核后的公文，由学院办公室统一呈送院党政领导签发。经签发的公文，不得改动，如需删改，须经签发人同意。
7、发出的公文和归档的公文要加盖公章。
（三）公文归档及保管
1、公文办理完毕后，应根据有关规定，及时整理、归档。
2、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。凡参加会议带回的文件，应按文件的规定及时送交学院办公室机要科登记保管。上级机关直接寄给学院业务部门的文件，应到学院办公室机要科登记，按规定程序办理。
