福建船政交通职业学院经济合同管理办法(修订)
发布人:潘育平  发布时间:2018-12-26   浏览次数:10

第一章  

第一条  为规范学院各类经济合同行为,维护学院合法权益,提高办学效益,促进学院改革和发展,根据《中华人民共和国合同法》以及相关法律法规,结合学院实际,对原《福建船政交通职业学院经济合同管理办法》(闽交院办〔2016〕3号)进行修订。

第二条  本办法所称合同均特指经济合同。

第三条  凡学院建设工程项目施工、勘察、设计、监理等服务,物业管理、物资设备采购、招商引资、对外投资、资产租赁、准入经营、土地使用权转让、合作办学、技术咨询服务、无形资产的有偿使用等涉及学院与法人、其他组织或自然人之间设立、变更、终止权利义务关系的经济事项,都必须订立合同。

第四条学院实行统一领导、分级管理、责任到人、全面监督的合同管理机制。

第五条  学院长年聘请法律顾问,负责对学院签订合同的内容提出法律建议,并向学院提供法律事务咨询。院长办公室可根据合同承办部门的需要,联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核,参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动,并根据具体法律规定明确双方相应的权利、义务和费用。

第二章  合同授权委托

第六条  涉及学校重大利益或涉及学校发展重大事项的合同,经办人办理完合同审签的相关手续后,由院长签署。

第七条  院长授权分管院领导为合同事务的委托代理人,在分管工作范围内代表院长全权负责签署合同;院长不再单独书面授权委托分管院领导。

第八条  分管院领导可在合同审签表上书面授权合同承办部门负责人负责签署合同。

第九条  任何单位或个人不得擅自以学院或所属院(系)、部门名义对外签订合同。凡未经学院批准或授权而以学院名义自行对外订立合同的,一切后果由合同签订人负责,学院还将追究其相关责任。

第三章  合同管理职责

第十条院长办公室是学院合同综合管理部门,负责协调合同承办部门的合同管理工作,其主要职责如下:

(一)负责统筹协调学院日常合同管理,指导学院合同承办部门的合同管理工作;

(二)负责学院合同管理中的法律服务联系工作;

(三)负责学院合同的登记备案、归档管理等工作。

第十一条  学院合同承办部门是指合同的具体履行部门,具体负责合同业务联系、合同起草及修订、合同送审报批、合同签订、合同实施、合同验收、合同归档的相关部门。其主要职责如下:

(一)负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查,对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责;

(二)具体组织合同的谈判签订工作,组织学院相关人员对职责范围内的合同事项按程序进行研究、审议、提交相关领导决策,并在授权范围内负责有关合同的签署工作;

(三)认真履行合同,及时组织实施并处理有关问题。具体负责本部门承办合同的全面履行,确保双方权利、义务的实现和合同的顺利实施,履行中发现问题应及时上报,并积极解决。参加相关的合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动;

(四)规范合同管理档案,合同签订或履行后及时将合同的有关资料归档;

(五)编制本部门合同汇总报表,总结上报部门全年度合同签订、履行情况,对重大合同和履行情况进行重点说明;建立合同档案,保管合同及相关资料,并及时将相关资料上交档案室保存。

第四章  合同立项和审签

第十二条  凡纳入本管理办法的合同须先立项审批(除已进行项目立项的外),应填写《福建船政交通职业学院合同立项审批表》(见附件1),收入合同金额30万(不含)以下的项目经分管院领导审批立项,收入合同金额30万(含)以上的项目经院长审批立项;支出合同金额3万元(不含)以下的项目经分管院领导审批立项,支出合同金额3万(含)以上的项目经院长审批立项。

第十三条  合同承办部门须填写《福建船政交通职业学院合同审签表》(见附件2)将拟签订的合同文本及合同审查的有关原始材料(如招标文件等)一并提交与合同内容相关的部门、法律顾问、财务处审查并会签。

第十四条  合同申报立项审批时,应做到合同主要条款明确,内容充实,权责明晰,材料齐全,手续完备。

第十五条  与合同内容相关的部门协助做好合同履行的可行性论证,审查合同中涉及本部门的业务性条款。

第十六条  对合同涉及内容具有管理权限的职能部门,负责审查合同是否符合学院的相关制度、规定。

第十七条  财务处进行审核并明确签署意见。财务处负责对合同项目的金额是否列入财务预算或是否具有可靠来源(如纵向、横向科研;院系自筹资金等)、合同总金额、付款方式是否符合财务制度等进行审核,并明确签署意见。

第十八条  院长办公室核对合同审签流程、审查合同条款和文本格式是否规范、完整等,审查合格后方可盖章。

第五章  合同签订与管理

第十九条  合同的订立一律采用书面形式。通过信件和数据电文(包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件)等就合同主要条款达成协议的,应当签订确认书,确认书可作为合同条款成立的依据。

第二十条  合同签订前,合同承办部门必须掌握对方的经营资格、资信等情况,不得与无经营资格或资信不良的单位签订合同;涉及资金的合同必须有明确的收付款计划并向财务处提出收付款申报。涉及学院付款的合同必须事先落实资金来源,涉及预算外资金的合同订立前必须履行预算审批程序,落实资金后按规定程序签订合同;没有资金来源,不得订立合同。

第二十一条  合同的内容和形式必须符合《中华人民共和国合同法》的规定。合同文本原则上采用国家行业管理部门统一制订的规范文本。不得在空白合同文本上盖章。

第二十二条  建立合同连续编号制度。合同编号规则为:CZJT+部门(系部)简称拼音的首字母+4位数年份+4位数流水号。

第二十三条合同签订后,承办部门应建立合同档案,保管合同及相关资料。

第六章合同履行、变更、续约及检查

第二十四条合同承办部门应当按照合同约定,认真履行合同,不得擅自变更或解除合同。如出现不可抗力或因情况发生变化确实需要变更或者解除合同的,合同承办部门应在法律规定或合同约定的期限内先与对方进行协商,达成一致后以书面形式确定下来,作为合同的有效部分。合同的变更或解除,一律采用书面形式。变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致。

第二十五条  变更合同提交审查、审批时,必须说明合同变更的理由、变更的内容、与原合同的关系等。合同变更后,合同编号不予改变。变更或解除后的合同纳入本办法规定的管理范围。

第二十六条合同履行完成后,需继续履行合同的,应当续签合同。续签合同在提交审查和审核时,必须提供原合同原件以及续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明,供合同审查审批部门参考。续签合同的程序同签订合同的审批要求一致。

第二十七条  合同承办部门应当督促和检查对方履行合同各项条款情况,妥善处理合同履行过程中出现的问题,如遇履约困难或发生违约等情况,应积极采取措施防止学院利益损失,及时向分管院领导汇报,并及时将学院处置意见以书面形式通知对方。对双方往来的文书(含便签、便函)等凭据应当妥善保管,并纳入本部门合同归档资料管理。

第二十八条  财务处要会同合同承办部门严格履行合同的收付款工作。对具有以下情形的业务,财务处应拒绝付款,并及时向学院法定代表人报告有关情况:

(一)合同未在财务部门归档备案的;

(二)收付款单位与合同对方当事人名称不一致的,收款账号与合同中指定账号不一致的;

(三)收付款方式或金额与合同内容不相符的;

(四)发票的单价、数量与合同内容有出入的或合同审签手续不完备的;

(五)其他不符合财务相关规定的。

财务处同时负责检查合同履行是否符合预算计划,经济效益是否达到预期目标。

第二十九条  对合同中所规定的学院权益,合同承办部门应积极履行主张职责,凡因工作失职、渎职造成学院损失的,将追究其行政责任和经济责任。

第七章  合同纠纷的处理

第三十条  合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷,应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后,合同承办部门应及时将有关情况报分管领导,并立即组织成立专门工作小组或指派专人认真应对、妥善处理。重大合同应及时联系学院法律顾问参与纠纷处理。经协商仍无法解决的,报学院主要领导同意后,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

第三十一条  合同纠纷处理完毕,合同承办部门应及时将处理情况书面报院长或分管院领导,有关资料汇总、归档,并移交合同档案管理部门以备查考。

第八章  

第三十二条合同管理及执行中,有下列情形之一的,学院对直接责任人或负有领导责任的负责人,将视情节轻重和造成损失的大小分别给予相应的行政处罚,并就此所造成的经济损失向责任人追偿;违犯法律的,依法追究其法律责任:

(一)合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的;

(二)合同承办部门、合同签订人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格,给学院造成损失的;

(三)因故意或重大过失导致订立的合同无效,给学院造成经济损失的;

(四)委托代理人超越授权委托权限签订合同的;

(五)应签订书面合同而未签订,给学院造成损失的;

(六)违反程序变更合同内容,或不按合同约定执行,造成学院经济或其他重大损失的;

(七)发生合同纠纷未及时处理、上报,造成学院经济或其他重大损失的;

(八)合同承办部门或主要负责人在合同签订过程中弄虚作假、收受贿赂或回扣给学院造成经济或其它损失的;

(九)其它违反合同管理程序,未尽到职责,给学院造成经济或其它损失的;

(十)未经学院批准或者授权,擅自以学院名义签订合同的。

 

第九章  

第三十三条  本办法中未尽事宜,依据《中华人民共和国合同法》相关条款执行。

第三十四条  学院所有合同实行严格的档案管理制度。凡归档的合同文件材料必须是原件。

第三十五条  未牵涉到经济行为的校外实训基地建设和校企合作合同(协议)的签订,按照校企合作管理办法执行,不在本办法管理范围之内。

第三十六条  本办法由院长办公室负责解释。

第三十七条  本办法自发布之日起正式实行,原《福建船政交通职业学院合同管理办法》(闽交院办〔2016〕3号)同时废止。

 

附表:1.福建船政交通职业学院合同立项审批表

      2.福建船政交通职业学院合同审签表


附表1

福建船政交通职业学院经济合同立项审批表

 

立项部门

  

立项时间

 

合同名称

 

甲方名称

 

乙方名称

  

承办人

 

立项部门

负责人

 

合同主要内容、立项理由或依据:

 

合同费用、费用核定的依据:

 

 

其他相关内容:

 

 

 

分管领导意见:

 

 

年     月     日

领导意见:

 

 

年     月     日

 说明:收入合同金额30万(不含)以下的项目经分管院领导审批立项,收入合同金额30万(含)以上的项目经院长审批立项;支出合同金额3万元(不含)以下的项目经分管院领导审批立项,支出合同金额3万(含)以上的项目经院长审批立项。

附件2

福建船政交通职业学院经济合同审签表

承办部门:                  呈批时间:         

合同名称

 

甲方

 

乙方

 

合同编号

 

履约期限

 

承办人

 

对方联系人

 

通讯地址

 

联系电话

 

承办部门意见

                            年   月   日                         

相关部门及法律顾问意见

年   月   日

财务部门意见

                            年   月   日                         

分管领导意见

                            年   月   日

  分管领导

授权委托事项

 

本合同授权_________同志签署,代表学院签署相关文件。本授权有效期为此授权书签发之日起至本合同履行完毕为止。

              授权人:

 年   月   日