一、总则
1、为贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学院档案管理办法》，加强学院档案的科学管理，使档案工作各个环节规范化，以便更有效地保护及利用档案,为学院和社会服务，现结合学院实际制订本办法。
2、学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学院档案。学院档案是学院工作和教学活动的真实记录，是党和国家的宝贵财富。档案管理是学院管理工作的组成部分，各部门应把档案工作提到议事日程上。
3、学院应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”：纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置检查、总结验收各项工作的同时，布置检查、总结验收各项档案工作。
二、机构与任务：学院办公室内设档案室，日常工作由院办主任领导，业务上受上级档案管理机关的指导、监督和检查。
档案室的基本任务是：
1、认真贯彻执行《档案法》，广泛宣传档案的重要性，结合学院实际，建立和健全学院档案管理制度。
2、收集、整理、鉴定、保管和统计学院档案，编制检索工具，并积极提供利用，为学院各项工作服务。
3、督促和指导各处室（直属科）、系、部做好文书、教学、科技、财务等各种载体的档案立卷归档工作。
4、学院应有一位院领导分管档案工作，各处室（直属科）、系、部要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定兼职档案人员协同院院档案部门认真做好档案的收集、整理、归档工作。
5、维护档案的完整与安全，严格遵守档案保密制度，坚持做好“八防”工作。
三、立卷归档范围
（一） 文书类
1、上级机关颁发的属于本院主管业务并要执行的文件，以及普发的非本院主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。
2、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。
3、上级机关领导视察、检查本院工作时的重要指示、讲话记录、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。
4、本院教代会、党、团代表大会、工作会议的全套会议文件以及各种声像材料。
5、学院党委、行政会议文件。
6、学院的请示与上级机关的批复文件；各处室（直属科）、系、部的请示与学院批复文件。
7、学院各处室（直属科）、系、部在各项工作活动中形成的工作计划、总结、报告。
8、学院的各种统计表和统计分析资料（包括计算机软件盘）
9、学院党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。
10、内容重要的人民来信、来访材料及领导的指示；本院处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析资料等。
11、学院领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本院有关的未经文书处理登记的文件材料。
12、本院成立、合并、撤消、更改名称、启用印章及其组织简则、人员编制等文件材料。
13、学院制订的工作条例、章程、制度等文件材料。
14、本院的历史沿革、大事记、年鉴、反映本院重要活动事件的简报、声像材料，荣誉、奖励证书，有纪念意义和凭证的实物以及展览照片等材料。
15、本院的干部任免、调配、培训，专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人花名册和报表以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、复职、退休、离休、转业、抚恤、死亡等材料及干部奖惩等文件材料。
16、本院调进调出干部、工人的工资转移，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。
17、本院财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
18本院编印的信息、简报及有关刊物的定稿和印本。
19、学院与有关单位及个人签订的各种合同、协议书等文件材料。
20、学院在外事活动中形成的请示、报告、计划、条约、议定书、协定、合同、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、互赠礼品单、工作来往文件及其有参考价值的资料。
（二）教学、科研类
1、学院制定的各种教学制度、办法、规章、条例。
2、有关教学工作的记录。
3、学籍管理材料（学籍卡、新生登记表、成绩册）；学籍变更材料（升级、留级、休学、复学和退学材料）；学生奖惩材料。
4、招生工作材料：招生工作文件、招生计划、招生简章和新生名册。
5、毕业分配工作材料：毕业工作计划和总结、毕业生花名册。
6、课程安排表和教学进程表、教学年历；
7、教学工作过程材料：专业教学计划、教学大纲，各课程学期授课计划，教师任课安排，教学实习计划，实习指导书。典型讲义，各课程考试题、成绩单，有代表性的报告，自编讲义、主编、参编、主审参审教材、实习计划、实习讲义、实习指导书。
8、有关教学经验总结、教学方法的研究、教学手段的改进、教学效果的反馈、教学改革、课题研究、学术论文、专题发言等原始资料。
9、正式出版的各种学术专著、教材、教学参考资料等。
10、师资培训计划、考核、总结、出国进修工作等有关材料。
（三）基本建设类：
1、有关本院区域变化、解决地界、征用土地的红线图、批准书、契约、合同等文件材料。
2、有关项目综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。
（四）设备、仪器类
各种大、中型（千元以上的）机具、设备、动力、机械、电子仪表、仪器、各种车辆设备、文印设备等全套图纸、照片、计算书、说明书、合格证、验收记录、测定数据、性能鉴定材料、运行记录、技术操作规程、检修记录、重大事故的调查分析处理报告、事故记录以及在养护维修和大修过程中产生的技术文件材料。
四、归档要求：
1、凡属归档的各种文字材料，必须字迹、图像清楚，书写工整，禁用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。
2、立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律、系统整理；填写案卷封面各个栏目，标题要简短、准确；编写卷内目录及备考表。
3、根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保管期限。凡反映学院重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映学院一般工作活动，在较长时间内对本院有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对本院有参考价值的，列为短期保存。
五、档案的管理、保管与利用
1、档案室的库房应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、放盗工作。
2、案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图。
3、建立健全案卷，以及积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告、交接凭证、检查记录等材料。
4、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题及时向分管领导汇报。
5、建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续。并严格履行查阅、借用手续。
6、借阅档案，必须填写“借阅档案证明单”，经领导同意签字后，方可借阅。借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密、遗失、涂改和污损，违反规定者，按有关规定予以处理。
六、鉴定、销毁和统计
1、档案的鉴定工作在院书记的领导下，由档案鉴定小组定期实施鉴定工作，确定保管期限和密级，编制销毁清册。
2、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字
3、鉴定工作结束后，鉴定小组应写出“档案鉴定工作报告”
4、建立健全统计台账、掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案室内各种情况数据。按省档案部门和院主管部门的要求及时报送各种报表。
七、档案管理办法的执行
1、学院档案管理由院书记全面负责，院长办公室具体管理，院办主任负责检查、督促各处室（直属科）、系、部等部门档案管理和移交工作。
2、各处室（直属科）、系、部领导负责本部门档案工作，每个部门必须由负责人指定专兼职档案管理员，按要求做好档案管理工作并按时向学院档案部门移交的档案。
3、每学年对全院档案管理工作进行一次检查评比，表彰先进，纠正存在问题。
